Change Management (δημοσίευση στην εφημερίδα ΤΑ ΝΕΑ)

H Διαχείριση Αλλαγής στις Επιχειρήσεις

Στον σημερινό, διαρκώς εναλλασσόμενο κόσμο, η ικανότητα αντίληψης, κατανόησης και ευέλικτου χειρισμού των μεταβολών που λαμβάνουν χώρα γύρω μας, αποτελεί σημαντικό και απαραίτητο προσόν. Χειρισμός σημαίνει προσαρμογή. Βλέπουμε τι αλλάζει, πως αλλάζει, εκτιμούμε τι είναι πιθανό να συμβεί και κατόπιν αποφασίζουμε. Εν ολίγοις, η αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής έγκειται στην ικανότητα πρόβλεψης και την ανάληψη της σχετικής δράσης.

Κανόνες αποτελεσματικής διαχείρισης της αλλαγής

Η διαχείριση της αλλαγής προϋποθέτει προσεκτικό σχεδιασμό, σωστή εφαρμογή και, πάνω από όλα, συμμετοχή εκείνων που θα επηρεαστούν άμεσα από αυτήν. Η αλλαγή πρέπει να είναι ρεαλιστική, εύκολα επιτεύξιμη και μετρήσιμη. Πριν πραγματοποιηθεί, λοιπόν, πρέπει η διοίκηση μιας εταιρίας να απαντήσει στα επόμενα ερωτήματα: Τι πρέπει να επιτευχθεί με αυτήν την αλλαγή; Γιατί και πως θα ξέρουμε αν έχει όντως επιτευχθεί; Ποιος θα επηρεαστεί περισσότερο και πως θα αντιδράσει; Ποιες από τις αλλαγές μπορούμε να πραγματοποιήσουμε μόνοι μας και που χρειαζόμαστε βοήθεια;

Η νούμερο ένα αιτία ανασφάλειας για έναν εργαζόμενο είναι η αλλαγή. Είναι ενόχληση και ταυτόχρονα απειλή. Ιδιαίτερα όταν πρόκειται για ριζική μεταβολή στη διοίκηση, την ιδιοκτησία ακόμα και σε ένα τμήμα, ένα προϊστάμενο κ.λπ.. Είναι ευθύνη της ανώτατης διοίκησης να αντιμετωπίσει με ευαισθησία και σεβασμό τους εργαζόμενους, καθιστώντας έτσι απόλυτα σίγουρο ότι θα ανταποκριθούν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Η αλλαγή δεν πρέπει να πλασάρεται σαν ένα είδος επίτευξης μιας συμφωνίας και της μετέπειτα εφαρμογής της, αλλά να γίνεται κατανοητή και να υποβάλλεται έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να την ενσωματώσουν στην εργασιακή κουλτούρα. Είναι σημαντικό να καταλάβουν γιατί είναι απαραίτητη και να συμμετέχουν στη διαχείριση, τον σχεδιασμό και την εφαρμογή της.

Όταν, τέλος, πρόκειται για ευρύτερες οργανωσιακές αλλαγές σε δράση, σχέδια και διαδικασίες, που επηρεάζουν μια ολόκληρη ομάδα ανθρώπων, αποδεικνύεται πολύ χρήσιμη η διοργάνωση σεμιναρίων έτσι ώστε να καταστούν σαφείς οι στόχοι και η συλλογική δέσμευση που απαιτείται.

Η ευθύνη της διαχείρισης αλλαγής

Η διαχείριση της αλλαγής δεν είναι ευθύνη του εργαζόμενου. Η ευθύνη του τελευταίου είναι να κάνει την δουλειά του όσο καλύτερα μπορεί, κάτι το οποίο διαφέρει από άνθρωπο σε άνθρωπο και εξαρτάται από πληθώρα παραγόντων, όπως η υγεία, η ωριμότητα, η σταθερότητα, η εμπειρία, η προσωπικότητα, τα προσωπικά κίνητρα κ.λπ.. Ο manager έχει την ευθύνη της επιτυχούς εφαρμογής της αλλαγής και της στήριξης του προσωπικού. Είναι πολύ σημαντικό για τα ανώτατα στελέχη να κατανοήσουν πως η αλλαγή δεν πρέπει να επιβάλλεται, αλλά να επικοινωνείται.

Εκφράσεις όπως «αλλαγή νοοτροπίας» και «αλλαγή συμπεριφοράς» καλό είναι να αποφεύγονται, καθώς συνήθως υπονοούν ότι οι εργαζόμενοι δεν έχουν, στην παρούσα φάση, το σωστό σκέπτεσθαι ή φέρεσθαι. Η αναποτελεσματικότητα στην εργασία, οφείλεται σε λάθος χειρισμούς της εταιρίας και όχι των εργαζομένων.

Τα 8 βήματα του John P. Kotter

Τα συγγράματα του John Kotter «Leading Change» (1995) και «The Heart Of Change» (2002) περιγράφουν ένα βοηθητικό μοντέλο για την κατανόηση και τη διαχείριση της αλλαγής. Κάθε στάδιο ορίζει τον κανόνα εκείνον που συσχετίζεται με την ανταπόκριση και την προσέγγιση των εργαζόμενων στην εφαρμογή της αλλαγής. Τα βήματα που προτείνει είναι τα εξής:

Έμφαση στην επιτακτικότητα της ανάγκης – Οι εργαζόμενοι πρέπει να εμπνευστούν και να θέσουν ρεαλιστικούς στόχους.

Δημιουργία μιας ομάδας διαχείρισης – Η επιλογή των σωστών ανθρώπων με την απαιτούμενη συναισθηματική δέσμευση, αλλά και τον σωστό συνδυασμό δεξιοτήτων και επαγγελματικού επιπέδου.

Ευδιάκριτοι στόχοι – Η αποτελεσματικότητα του σχεδίου αλλαγής εξαρτάται από την κατανόηση του οράματος και της στρατηγικής, αλλά και την συναισθηματική και δημιουργική προσέγγιση και εφαρμογή τους.

Πολυεπίπεδη επικοινωνία – Η διαπροσωπική επαφή, ιδιαίτερα στη διαδικασία διαχείρισης αλλαγής, είναι μείζονος σημασίας. Είναι απαραίτητη η επικοινωνία, η ενημέρωση και η συμμετοχή όσο το δυνατόν περισσότερων ανθρώπων.

Ενίσχυση της δράσης – Είναι σημαντικό να διευκολύνεται η δράση, να ενθαρρύνεται η δημιουργική και διαδραστική επικοινωνία καθώς και η στήριξη της διοίκησης.

Δημιουργία βραχυπρόθεσμα επιτεύξιμων στόχων – Η βραχυπρόθεσμη στοχοθέτηση βοηθά στην επίτευξη εύκολων σκοπών. Οι μικρές νίκες αποτελούν έμπνευση και ενθάρρυνση για τους εργαζόμενους.

Αισιοδοξία – Είναι σημαντικό να προστατεύονται και να ενθαρρύνονται η αποφασιστικότητα, η επιμονή και η πίστη στον στόχο.

Εδραίωση της αλλαγής – Ενίσχυση της αξίας μιας επιτυχούς αλλαγής μέσω σωστής προώθησης, γενικής ανανέωσης, νέων στελεχών κ.λπ. Η αλλαγή πρέπει να ενσωματώνεται στην εργασιακή κουλτούρα.