Σχεδιασμός σεναρίου στο επιχειρείν - Scenario planning (δημοσίευση στην εφημερίδα ΤΑ ΝΕΑ)

O σχεδιασμός σεναρίου είναι ο κλάδος που ασχολείται με το επιχειρηματικό πλεονέκτημα της δημιουργικής πρόβλεψης, στα πλαίσια των κλιμακούμενων αλλαγών, της αυξανόμενης πολυπλοκότητας και της γνήσιας αβεβαιότητας που χαρακτηρίζει τον κόσμο.

—Pierre Wack, Royal Dutch/Shell, 1984

Ο σχεδιασμός σεναρίου έχει τις ρίζες του στις μεθόδους στρατιωτικής στρατηγικής. Ο Herman Kahn ήταν ο πρώτος, στα μέσα της δεκαετίας του 1960, που σκέφτηκε και σχεδίασε σενάρια που συσχετίζονταν με τον θερμοπυρηνικό πόλεμο, τις πιθανές κινήσεις του εχθρού αλλά τις εναλλακτικές στρατηγικές που έπρεπε να εξεταστούν και έγινε έτσι ένας από τους κορυφαίους αμερικανούς μελλοντολόγους.

 

Ο σχεδιασμός σεναρίου μετετράπη σε επιχειρηματικό εργαλείο, αποκτώντας νέες διαστάσεις στις αρχές της δεκαετίας του ’70, με ταγό τον Pierre Wack, που ανέπτυξε το σύστημα αυτό, το οποίο και χρησιμοποιήθηκε από την Royal Dutch/Shell. Ο Wack και οι συνεργάτες του έθεσαν ως βασικό στόχο την ανεύρεση των οποιωνδήποτε γεγονότων θα μπορούσαν να επηρεάσουν την τιμή του πετρελαίου. Το αποτέλεσμα των προσπαθειών τους ήταν να καταστεί η Shell πανέτοιμη να αντιμετωπίσει το πετρελαϊκό σοκ του 1973 και να βελτιώσει σημαντικά την ανταγωνιστική της θέση στην αγορά κατά την διάρκεια της κρίσης.

 

Η στρατηγική σχεδιασμού σεναρίου δεν είναι η πρόβλεψη του μέλλοντος, αλλά η προσπάθεια ανεύρεσης του πιθανού. Ο στόχος, λοιπόν, είναι να βρεθεί μια σειρά μελλοντικών καταστάσεων, πιθανών να συμβούν. Τουτέστιν, αποτελεί εργαλείο διαχείρισης, σχεδιασμένο ειδικά για την αντιμετώπιση μεγάλων, αβέβαιων αλλαγών στο επιχειρηματικό περιβάλλον, ενώ πρόκληση είναι για όλες τις επιχειρήσεις, ο τρόπος χειρισμού καθενός από τα πιθανά αυτά σενάρια. 

Διαδικασία Σχεδιασμού Σεναρίου

1. Καθορισμός του σκοπού και του χρονικού πλαισίου πραγματοποίησης του σχεδιασμού.

2. Πλήρης κατανόηση της παρούσας κατάστασης που θα χρησιμοποιηθεί ως αφετηρία για κάθε ένα από τα σενάρια.

3. Αναγνώριση εκείνων των προκαθορισμένων στοιχείων που είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα συμβούν και ότι θα αποτελέσουν τις κινητήριες δυνάμεις.

4. Αναγνώριση των αστάθμητων παραγόντων στις επιχειρηματικές μεταβλητές. Αν ο στόχος της ανάλυσης είναι ευρύς, τότε αυτοί οι παράγοντες μπορεί να κρύβονται στο μακρο-περιβάλλον. Παραδείγματος χάριν, μπορεί να ειναι πολιτικοί, κοινωνικοί, οικονομικοί και τεχνολογικοί παράγοντες (Ανάλυση PEST– Political/ Economic/ Social/ Technological).

5. Καθορισμός των πιο σημαντικών στοιχείων. Η τεχνική που χρησιμοποιείται συχνότερα είναι η εξής: Σε κάθε μεταβλητή ανατίθενται 2 αριθμοί. Ο ένας αριθμός αντιπροσωπεύει την κλίμακα διακύμανσης και ο άλλος την ένταση της επίδρασής του στην εταιρία. Με τον πολλαπλασιασμό των δύο αυτών αριθμών καταλήγουμε σε ένα νούμερο που αντιπροσωπεύει την βαρύτητα του καθενός επιχειρηματικού παράγοντα. Αφού λάβουν χώρα οι υπολογισμοί για κάθε μεταβλητή, καθίσταται ξεκάθαρο ποιοι παράγοντες έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην εταιρία.

6. Επιλογή πιθανών τιμών για κάθε μεταβλητή. Αυτές οι τιμές θα κυμαίνονται εντός της μεσαίας κλίμακας και θα αποφεύγονται οι λιγότερο πιθανές.

7. Ανάλυση της διάδρασης των μεταβλητών, δημιουργώντας μια μήτρα σεναρίων με χρήση των δύο πιο σημαντικών μεταβλητών και των πιθανών τους τιμών. Χρήσιμο σε αυτή την φάση είναι να δοθεί ένα όνομα στο κάθε σενάριο για διευκόλυνση σε μελλοντική αναφορά. Αν υπάρχουν περισσότεροι από δύο σημαντικοί παράγοντες, πρέπει να δημιουργηθεί μια πολυδιάστατη μήτρα (μέχρι 2 ή τριών το πολύ διαστάσεων). Εναλλακτικά, μπορούν οι παράγοντες να αναλυθούν ανά ζεύγη, έτσι ώστε να δημιουργηθούν πολλαπλές δισδιάστατες μήτρες.
8. Στην επόμενη φάση δημιουργείται η ανάγκη αναλύτικής περιγραφής του σεναρίου, με αφετηρία το παρόν. Η ιστορία πρέπει να ειναι ομοιογενής και συνεπής και να περιγράφει την μελλοντική κατάσταση όσο γίνεται πιο ρεαλιστικά. Κάθε σενάριο μπορεί να παρουσιαστεί πιο άρτια με την βοήθεια προσομοιωτικών προγραμμάτων. Η Θεωρία Παιγνίων, παραδείγματος χάριν, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο η προσπάθεια του κάθε δρώντα να επιδιώξει το προσωπικό του συμφέρον, επηρεάζει το σενάριο. Ο στόχος είναι να μεταμορφωθεί η ανάλυση και από την παρουσίαση μιας απλής μήτρας προφανούς εμβέλειας να γίνει σενάρια απόφασης που να μπορεί να χρησιμοποιηθεί στον σχεδιασμό στρατηγικής.

9. Το τελευταίο βήμα είναι η ποσοτικοποίηση του κάθε σεναρίου για την εταιρία, και η διαμόρφωση των κατάλληλων στρατηγικών.

Η εφαρμογή στην επιχείριση

 Τόσο οι υπάλληλοι όσο και τα υψηλόβαθμα στελέχη πρέπει να έχουν την ικανότητα να σκέφτονται στρατηγικά. Μόνο έτσι μπορεί σταδιακά να αναπτυχθεί μια εις βάθους γνώση και αντίληψη του τρόπου διαδικασίας σχεδιασμού για το μέλλον.

 Πρέπει η επιχείρηση να συμβάλλει με τον τρόπο της στην αειφορία –δηλαδή να υπάρχει πλήρης κατανόηση του βαθμού της ευθύνης που πρέπει απέναντι στον πλανήτη και τις μελλοντικές γενεές.

 Δημιουργία του κατάλληλου ambiance, μέσα στο οποίο θα αναπτυχθεί η στρατηγική της επιχείρισης. Θα είναι πραγματιστικό, προοδευτικό ή με τάση συνεισφοράς στον πολιτισμό. Συνήθως, οι επιχειρήσεις επιλέγουν αρχικά τον ρεαλισμό, αλλά σταδιακά είναι εφικτό να αναπτύξουν μια πιο ευρεία, περισσότερο διεθνή agenda.

 Η στρατηγική πρόβλεψης μιας επιχείρησης πρέπει να έχει ξεκάθαρο στόχο. Αυτός θα είναι η επιλογή μιας και μοναδικής μελλοντικής πορείας ή ο σχεδιασμός πολλών μελλοντικών σεναρίων ανεξάρτητα με το αν είναι πιθανά, εφικτά ή ενδεχόμενα;

 Η χρήση μεθοδολογίας, ποσοτικής και ποιοτικής, είναι επίσης απαραίτητη. Όσο η επιχείριση θα σχεδιάζει για το μέλλον, τόσο αυτές οι μεθοδολογίες καθίστανται πιο περίπλοκες. Ο σχεδιασμός σεναρίου είναι σίγουρα χρήσιμος, φτάνει να μην είναι η μόνη μέθοδος. Μια σειρά στρατηγικών θα διασφαλίσει βάσιμα αποτελέσματα.

 Τέλος, μια πιο ανθρωπιστική προσέγγιση του σχεδιασμού θα ενδυναμώσει το αποτέλεσμα. Ο ανθρώπινος παράγοντας έχει πάντα βαρύνουσα σημασία, τόσο για την διασφάλιση της επιτυχίας όσο και για την διευκόλυνση της εφαρμογής της επιλεγμένης στρατηγικής.

Ο Hines το 2002 στο βιβλίο του «A practitioner’s view of the future of future studies» τόνισε πως η στρατηγική σεναρίου βοηθά στην λήψη αποφάσεων σε προσωπικό, επαγγελματικό, κοινωνικό και παγκόσμιο επίπεδο. Αυτό παρόλα αυτά είναι δύσκολο και απαιτεί πεφωτισμένους γνωμηγήτορες που να στηρίζουν πραγματικά αυτού του είδους την πρακτική. Ο Hines συνεχίζοντας τονίζει επιγραμματικά: «Το παρελθόν είναι γνωστό και οικείο, κατά το παρόν ασχολούμαστε με την αντιμετώπιση των τρέχοντων προβλημάτων, ενώ το μέλλον είναι άγνωστο και απρόβλεπτο».